ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 29 декабря 2017 года №943

О некоторых вопросах электронного документооборота

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Не действует с 30 июня 2018 года

2. Определить сроком окончания действия правовых актов, перечисленных в пункте 1 настоящего постановления, 30 июня 2018 года.

3. Распространить временный Регламент Правительства Республики Казахстан и временную Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан на период проведения пилотного проекта по внедрению безбумажного делопроизводства по проектам постановлений Правительства Республики Казахстан на министерства по инвестициям и развитию, информации и коммуникаций, финансов Республики Казахстан и акимат города Астаны.

4. Утвердить изменения и дополнения, которые вносятся в некоторые решения Правительства Республики Казахстан, согласно приложению 3 к настоящему постановлению.

5. Утратил силу в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 02.06.2022 №355

6. Министерству информации и коммуникаций Республики Казахстан совместно с Министерством культуры и спорта Республики Казахстан и акционерным обществом "Национальный инфокоммуникационный холдинг "Зерде" (по согласованию) обеспечить техническое сопровождение информационных систем и оборудования, а также сохранность электронных документов на период проведения пилотного проекта по внедрению безбумажного делопроизводства в государственных органах.

7. Центральным государственным и местным исполнительным органам принять меры, вытекающие из настоящего постановления.

8. Контроль за реализацией настоящего постановления возложить на Заместителя Премьер-Министра Республики Казахстан Жумагалиева А.К.

9. Настоящее постановление вводится в действие с 1 января 2018 года.

Приложение 1

к Постановлению Правительства Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №943

Временный Регламент Правительства Республики Казахстан не действует с 30 июня 2018 года

Приложение 2

к Постановлению Правительства Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №943

Временная Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан не действует с 30 июня 2018 года

Приложение 3

к Постановлению Правительства Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №943

Изменения и дополнения, которые вносятся в некоторые решения Правительства Республики Казахстан

1. Утратил силу в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 02.06.2022 №355

2. Утратил силу в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 02.06.2022 №355

3. В постановлении Правительства Республики Казахстан от 6 октября 2016 года №569 "Об утверждении Правил разработки, согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов":

дополнить пунктом 1-1 следующего содержания:

"1-1. Временным Регламентом Правительства Республики Казахстан, временной Инструкцией по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан может быть установлен иной порядок разработки, согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов в части электронного документооборота и ведения делопроизводства на период проведения пилотного проекта в министерствах по инвестициям и развитию, информации и коммуникаций, финансов Республики Казахстан, акимате города Астаны.".

Приложение 4

к Постановлению Правительства Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №943

Утверждена Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года №168

Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.

3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", включая внутренние документы, если иное не установлено настоящей Инструкцией.

Подготовка, ознакомление и прохождение документов, содержащих служебную информацию и/или служебную информацию с пометкой "Для служебного пользования" ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года №1196, и требованиями по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами, удостоверенными электронной цифровой подписью, с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), и средства ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП), имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП (далее - электронная корреспонденция), в случае необходимости с документами на бумажных носителях (далее - бумажная корреспонденция).

4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:

1) работы с обращениями и запросами физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;

2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии, центральных и местных исполнительных органах;

3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.

5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение корреспонденции (электронной и бумажной) в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

6. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - ОКДО) ознакамливает новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.

Глава 2. Порядок приема служебной корреспонденции

7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

8. Сотрудник ОКДО перед вскрытием конвертов с бумажной корреспонденцией проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяются наличие обязательных реквизитов и комплектность документов и приложений к ним.

В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, осуществляется оцифровка (сканирование) документов с составлением акта в электронном виде (приложение 2), который удостоверяется ЭЦП заведующего сектором делопроизводства и архива и направляется посредством Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО) вместе с оцифрованным документом по назначению. Бумажная копия акта, распечатанная из ЕСЭДО и заверенная штампом об определении положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года №430, вместе с документами направляется отправителю.

Документы, неправильно адресованные и оформленные, или у которых отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №144 (зарегистрированный в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №10129), ошибочно вложенные, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты от поступающей корреспонденции приобщаются к документам только в том случае, когда только по конверту можно установить фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес отправителя, время и дату отправки и получения документов.

Вскрытию в ОКДО подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".

Принятые документы и пакеты с отметкой "Лично" (кроме обращений физических и юридических лиц) учитываются в электронных реестрах и передаются без вскрытия непосредственно адресату.

9. Корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажных носителях (далее - бумажная корреспонденция), принимается ОКДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы.

Бумажная корреспонденция подлежит оцифровке (сканированию) и дальнейшей регистрации в ЕСЭДО (за исключением документов с пометками "ДСП" и корреспонденции, прием которой осуществляется только на бумажных носителях).

Дальнейшая работа (передача документа в отдел и его исполнение) проводится только в электронном виде, при этом подлинники бумажной корреспонденции, поступившие в Канцелярию, после процедур оцифровки и регистрации подлежат передаче в архив.

Работа в Канцелярии с бумажной корреспонденцией не допускается, за исключением документов с пометками "ДСП", а также корреспонденции, работа с которой регулируется отдельными положениями настоящей Инструкции.

10. Электронная корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается ОКДО после проведения процедуры проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки ЭЦП (средства ЭЦП), а также прошедшая процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.

Электронная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП, должна передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее - ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЦМД ЕСЭДО).

При приеме электронной корреспонденции все дальнейшие процедуры совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя ЕСЭДО.

Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

Сроки хранения электронных и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.

11. Сотрудникам структурных подразделений и приемных Руководства Правительства и Канцелярии запрещается принимать документы на бумажных носителях, не зарегистрированные в секторе делопроизводства и архива, и работать с ними.

12. Приему в Канцелярии подлежат документы, созданные с использованием соответствующего бланкам установленного образца шаблона электронных документов, с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП), подписанные ЭЦП первого руководителя (в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, при наличии приказа), ответственного секретаря по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностного лица министерства, определенного Президентом Республики Казахстан и осуществляющего полномочия ответственного секретаря.

Электронная и/или бумажная корреспонденция, адресованная на имя Премьер-Министра, в том числе по кадровым вопросам, направляется только после удостоверения ЭЦП и/или за подписью первого руководителя.

Допускается внесение электронной и/или бумажной корреспонденции, адресованной Премьер-Министру, удостоверенной ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, в случаях отсутствия первого руководителя по причине убытия в командировку, в период нетрудоспособности, в отпуске.

При этом ранее внесенная электронная и/или бумажная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, подлежит повторному удостоверению и/или подписанию первым руководителем государственного органа и повторному внесению в Канцелярию в однодневный срок со дня выхода его на работу.

К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства и Канцелярии, в обязательном порядке прилагаются письма государственных органов-соисполнителей при условии получения положительного результата проверки ЭЦП. На документе обязательно должны быть указаны: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер Канцелярии.

При этом Канцелярией принимается только та электронная и бумажная корреспонденция, дата которой совпадает с датой их направления или сдачи в Канцелярию (кроме бумажной корреспонденции, поступившей по почте от адресатов, не подключенных к системе электронного документооборота).

Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, готовившего исходящий документ, идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Асанов С.А., тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии), в бумажном документе, кроме вышеуказанных реквизитов количество экземпляров проставляется на обороте первого листа документа.

Приложения к бумажной корреспонденции должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ (исполнителем документа).

Проекты ответов Президенту Республики Казахстан, в Администрацию Президента, депутатам Парламента, Генеральную прокуратуру и Счетный комитет по контролю за исполнением республиканского бюджета парафируются первым руководителем государственного органа, разработавшего данный проект ответа, либо лицом, исполняющим его обязанности.